Case study: SmartCaller – gestire le attese in maniera sicura ed efficiente

In collaborazione con SmartCaller abbiamo realizzato una piattaforma web integrata per poter interagire in modo pratico e veloce con i dispositivi SmartCaller di una clinica.

Come gestire in tutta sicurezza la sala d’attesa?

Per quanto la clinica avesse prontamente messo in atto tutte le prescrizioni in materia di sicurezza durante le visite, non era stata in grado di trovare una soluzione adeguata per evitare gli assembramenti in sala d’attesa e all’entrata della struttura. Nonostante l’obbligo di prenotazione e l’invito a presentarsi con pochi minuti di anticipo, la presenza di più studi all’interno della stessa struttura faceva si che, inevitabilmente, si venisse a creare una coda di pazienti.

Le soluzioni eliminacoda standard si sono da subito rivelate inefficaci. Non era possibile pretendere che i pazienti autogestissero la coda, essendo presenti più ambulatori con code e tempi di attesa differenti. Allo stesso modo i classici numerini tendevano a creare più confusione, perché non essendo possibile rimanere in sala d’attesa (per il rischio di creare assembramenti) i pazienti aspettavano all’esterno: lo schermo con il numero successivo non era però visibile al di fuori della sala d’attesa e il prossimo veniva comunicato tra i pazienti attraverso un improbabile passaparola.

Abbiamo quindi valutato alcune soluzioni tecnologiche: da una possibile app, agli SMS a chiamate telefoniche pre-registrate. L’idea alla base di questi approcci è apparentemente molto semplice: la reception o il medico avvisano il paziente successivo mandando un messaggio sul cellulare di quest’ultimo. Tuttavia, in tutti questi casi è necessario che il paziente abbia un cellulare e che lo tenga sempre d’occhio, che sia in grado di utilizzarne tutte le funzioni (inclusa l’installazione di nuove app), che il cellulare sia carico e che abbia campo. Insomma, il rischio di perdere l’avviso sono decisamente troppo alte, oltre al fatto che il medico o la reception avrebbero dovuto raccogliere ulteriori dati personali, con tutta la burocrazia che questo comporta.

Quale soluzione per migliorare la coda fuori dall’ambulatorio?

La soluzione ideale è stata trovata grazie alla collaborazione con SmartCaller e i loro eliminacode elettronici. Questi dispositivi, anche detti buzzer o pager sono dei dischi dotati di luci, vibrazione e altoparlante. Si attivano via radio tramite l’utilizzo di una centralina. All’attivazione, il buzzer comincia a suonare, vibrare e illuminarsi, indicando al paziente che è arrivato il suo turno. Questo genere di tecnologia è intuitiva e facilissima da utilizzare per l’utente, oltre ad essere vantaggiosa in quanto a privacy e discrezione.

Rimaneva un solo punto da sciogliere: ottimizzare il workflow anche per la reception e i medici.

Abbiamo quindi realizzato una pratica interfaccia web integrata con la centralina di SmartCaller. In questo modo bastano pochi click per aggiungere un pager alla coda, chiamarlo o disattivarlo. Trattandosi di una interfaccia web può essere utilizzata da qualsiasi dispositivo e da più utenti per volta: a seconda del modo di operare della clinica le chiamate possono essere effettuate direttamente dai medici o dalla reception. L’ordine di chiamata non è fisso, ma a totale discrezione dell’utente.

Come funziona il sistema SmartCaller integrato?

1️⃣ Il paziente fa check-in alla reception. L’addetto verifica la prenotazione, attiva uno SmartCaller e lo consegna al paziente.

2️⃣ Il paziente attende il suo turno e può farlo anche stando isolato nella sua automobile grazie a una portata che può arrivare a 400 metri!

3️⃣ Il medico o la reception possono chiamare il paziente quando è il suo turno: basta un click e lo SmartCaller comincerà a suonare, vibrare ed illuminarsi.

4️⃣ Il paziente si presenta dal medico, che disattiva lo SmartCaller e visita il paziente in tutta sicurezza.

Quali sono i vantaggi dei pager SmartCaller e dell’integrazione web sviluppata da almaware?

✅ Coda eliminata! I contatti sia con il personale che con gli altri pazienti è ridotto al minimo.

✅ Facile da usare per tutti: facile per il paziente, facile per la reception, facile per il medico. Tramite un’interfaccia web super intuitiva bastano pochi click per aggiungere un paziente alla coda e per chiamarlo.

✅ Impossibile da dimenticare o da rubare: SmartCaller si attiva automaticamente quando esce dalla portata dell’antenna, ricordando all’utente che deve riconsegnarlo.

✅ Non servono dati personali (es. cellulare): discrezione e privacy assicurate e senza ulteriore burocrazia